Virtual Press Conference: Solusi Tetap Terhubung dengan Jurnalis di Tengah Pandemi

Selama pandemi, pekerjaan dialihkan menjadi serba online menggunakan berbagai platform canggih yang mampu mengakomodasi keperluan profesional. Tak terkecuali berbagai aktivitas media relations yang dilaksanakan public relations (PR) agency bersama dengan brand atau perusahaan.

Acara press conference kini telah bertransformasi menjadi virtual press conference. Jika sebelumnya dilaksanakan secara tatap muka di sebuah venue, press conference kini telah berubah menjadi ruang online berisi tampilan wajah, suara, yang semuanya bersifat maya. Hal ini merupakan bentuk adaptasi atas keadaan terkini yang menuntut sebuah perubahan.

Press conference adalah sarana PR sebagai penyambung lidah nan efektif bagi brand kepada audiensnya untuk meluncurkan produk terbaru, mempopulerkan campaign, atau sekadar menguatkan hubungan brand dengan para jurnalis. Walaupun di tengah pandemi, ternyata perusahaan dan brand tetap melaksanakan kegiatan press conference secara online.

Berdasarkan hasil survei yang dilakukan Media Buffet PR dengan melibatkan 53 jurnalis dari berbagai media sebagai responden. Hasilnya, 90,6% jurnalis mengaku tetap tertarik mengikuti media event, termasuk media gathering online.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Melaksanakan Virtual Press Conference

Melaksanakan kegiatan offline menjadi online tentu mempunyai tantangan yang lebih bagi praktisi PR. Dalam pelaksanaan virtual press conference banyak elemen yang harus dipersiapkan terutama dari segi teknis.

Pemilihan platform video conference juga harus diperhatikan dengan mempertimbangkan kemudahan akses, fitur yang lengkap, serta user interface yang sederhana. Hasil survei Media Buffet menunjukan bahwa para jurnalis (79,2%) cenderung memilih platform Zoom dibandingkan dengan Google Meet, YouTube, dan CloudX. Mayoritas responden mengungkapkan, Zoom lebih menarik karena mudah digunakan dengan hanya sekali klik, dirasa lebih familiar, serta berfitur lengkap.

“Zoom mudah dipakai dan digunakan banyak orang. Sudah banyak yang ramah dengan app ini” -Aisyah, jurnalis desk Ekonomi dan Bisnis di Detik.com.

“Kalo aku sih lebih suka pake Zoom karena dia simple krn fitur-fiturnya juga enak gitu bisa banyakan gitu kalo ada event online, presscon online bisa buat rapat kantor” -Indiana, jurnalis desk Ekonomi & Bisnis di IDN Times.

Terdapat beberapa kendala langganan yang masih dirasakan jurnalis. Berdasarkan survei kami, 60,4% jurnalis mengaku koneksi internet terkadang tidak stabil dan suara narasumber kurang jelas. Kesulitan mendapat foto layak tayang juga menjadi kendala bagi 62,5% responden jurnalis.

Untuk mengantisipasi kendala tersebut, penyelenggara harus memastikan koneksi internet yang stabil, mikrofon berfungsi dengan baik, background video tim seragam, pencahayaan cukup, dan tidak banyak noise di lingkungan sekitar yang sekiranya dapat tertangkap mikrofon.

Penentuan Waktu yang Tepat Mengadakan Virtual Press Conference

Virtual press conference tentu dapat berjalan sukses dengan mencermati beberapa hal krusial, seperti pemilihan prime time atau waktu yang sesuai dengan jurnalis. Menghindari jam yang terlalu sore dapat menjadi pilihan tepat. Mayoritas responden kami (31,3%) memilih pukul sembilan pagi hingga dua belas siang sebagai waktu terbaik untuk melaksanakan virtual press conference.

“Kalo di aku jam-jam segitu sih agak landai ya justru hectic nya itu pas jam-jam sore jam empat ke bawah ya biasanya ada event baru, ya katakanlah ada breaking news. Sementara jam 12.00-14.00 itu masih aman kita bisa jagain event pagi sampai siang” -Safira, Kuliner, Kumparan

“Jam tersebut orang sudah mulai seger, kalo pagi2 suka ngantuk mbak belum kalo bangun telat” -Aisyah, Ekonomi & Bisnis, Detik.com

Pemilihan waktu yang tepat tentu diharapkan agar para jurnalis bisa menghadiri virtual press conference sesuai target acara, tentunya ini menjadi good news bagi praktisi PR karena pemberitaan yang ditulis pun akan banyak dimuat di media.

Jadi, meskipun tidak bertemu di offline press conference, virtual press conference menjadi ide bagus untuk dicoba, bukan?

Research by Runi, PR Consultant at Media Buffet PR Agency

Written by Hani, Consultancy PR Intern at Media Buffet PR Agency