Media Relations Memang Utama, Tapi 4 Faktor Ini Jangan Sampai Terlupa

Bayangkan kamu adalah seorang Media Relations di salah satu PR Agency Indonesia yang akan in-charge pada acara press conference klienmu. Berbekal kedekatan dan koneksi jurnalis dari berbagai media, tak ragu kamu mengundang beberapa dari mereka yang pastinya sesuai dengan desk pemberitaan. Kamu pun mulai menyebarkan undangan khusus untuk teman-teman media melalui email dan pesan singkat yang sudah dipersiapkan jauh-jauh hari dan kamu yakin betul bahwa mereka akan memenuhi undangan press conference kamu karena sudah memiliki relasi yang cukup kuat dan menjalani media relations yang konsisten.

Hari press conference pun tiba. Venue yang tadinya hanya berisikan beberapa panitia dan klien, perlahan mulai dihadiri pembicara dan beberapa media yang bisa dihitung jari. Kamu pun mulai mendapati pesan singkat dari beberapa jurnalis yang berhalangan hadir. Bingung, resah, dan sedikit panik karena media yang hadir tidak sesuai ekspektasi klien. Apa yang salah?

Apakah kamu pernah mendengar atau bahkan mengalami kejadian tersebut? Media relations memang menjadi salah satu kegiatan fundamental dalam kegiatan public relations. Namun, bukan berarti semua hal yang berkaitan dengan aktivitas PR, menjadi tanggung jawab media relations seluruhnya, apalagi jika menyangkut kehadiran media untuk acara press conference. Ada faktor-faktor eksternal dibaliknya. Berikut 4 faktor eksternal yang sudah Media Buffet rangkum:

Konten Undangan Menarik

Mengundang media tak hanya tanggung jawab seorang spesialis Media Relations belaka. Menurut CEO Media Buffet PR, Mas Bima Marzuki, seorang Public Relations Consultant juga harus turut andil dalam pembuatan invitation yang akan disebarkan. Mulai dari key message, rundown sampai topik yang akan diangkat di acara press conference tersebut.

Pembicara atau Narasumber Relevan

Press conference tak lengkap rasanya tanpa kehadiran pembicara atau narasumber, baik yang mewakili brand ataupun Key Opinion Leader (KOL). Pastikan pembicara atau narasumber yang akan hadir relevan dengan topik dan key message yang diangkat. Media lebih menyukai pembicara dengan level/jabatan direktur utama atau pejabat setingkat direktur karena menunjukkan bobot atau keseriusan perusahaan dalam menggelar press conference. Ini jadi poin penting yang dapat mendorong kehadiran media yang membutuhkan informasi kredibel dari narasumber atau juru bicara utama.

Lokasi Mudah Dijangkau + Tempat Parkir

Tempat untuk digelarnya press conference haruslah strategis. Di Jakarta misalnya, wilayah sekitar Sudirman, Thamrin, Gatot Subroto atau Menteng masih menjadi tempat yang paling pas karena mudah diakses oleh wartawan dari berbagai penjuru. Walaupun pemilihan tempat press conference dilakukan di luar kantor, seperti restoran, café, hotel dan lainnya, tapi tak menutup kemungkinan untuk dilakukan di lingkungan kantor dengan mempertimbangkan faktor lainnya seperti kapasitas ruangan, sound system, lunch, coffee break, hingga lahan parkir.

Iya, tempat parkir juga jadi bahan pertimbangan bagi media untuk datang ke suatu acara, terutama parkiran motor. Ingat, jurnalis adalah salah satu pekerjaan dengan mobilitas tinggi. Jadi sebaiknya kita sebagai Public Relations memudahkan mereka ya!

Timing Adalah Kunci

Konten undangan sudah menarik, narasumber sudah oke, lokasi sudah mudah dijangkau, tapi kok kehadiran media belum sesuai ekspektasi ya? Coba dievaluasi dulu, mungkin penyebabnya adalah kamu mengundang di waktu yang salah. Jarang sekali press conference diadakan di akhir pekan, kecuali untuk event atau acara yang mendatangkan daya tarik seperti olahraga atau hiburan dengan public figure yang menarik perhatian masyarakat serta memiliki kharisma yang kuat di mata media.

Intinya, seorang Media Relations tak sekadar berperan mengundang media dan menyampaikan informasi hanya sesuai kebutuhan PR. Justru PR dan Media Relations harus saling bekerja sama dan mengisi satu sama lain agar pesan yang ingin disampaikan sesuai dengan nilai berita dan bukan tanggung jawab Media Relations semata.

Nah, sekarang tak perlu bingung dan ragu lagi untuk mengundang media dalam hajatan perusahaan untuk hadir di press conference atau event lainnya. Pastikan semua persiapan tersebut dipenuhi, ya. Dengan persiapan yang tersusun dengan matang, bukan tidak mungkin press conference akan berbuah manis dan berjalan dengan sukses.